Mengirimkan Sertifikat Seminar Secara Otomatis Menggunakan Google Form

Adakalanya kita perlu mengirimkan sertifikat seminar yang dibuat secara otomatis. Peserta bisa diminta mengisi presensi google form. Selanjutnya sertifikat akan dikirimkan ke email yang bersangkutan. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Menyusun Draft Sertifikat

Untuk menyusun draft sertifikat, pada kesempatan kali ini, kita bisa menggunakan draft sertifikat dengan menggunakan Google Slide. Draft sertifikat ini bisa dibuat sesuai kebutuhan, sebagai contoh pada gambar berikut.

Pada draft ini, isian nama dari google akan menggantikan Name yang ada pada sertifikat. Tentu isian ini harus tetap ada.

Contoh diatas bisa diakses pada halaman ini.

Menyusun Form isian dengan Google Form

Langkah ini digunakan untuk mendapatkan informasi nama yang dituliskan pada sertifikat dan isian email untuk tujuan pengiriman sertifikat. Oleh karena itu, isian form ini minimal berisi dua hal ini, jika akan dimodifikasi bisa menyesuaikan kebutuhan. Contoh isian google form sebagaimana pada link ini.

Mengatur agar Google Form agar bisa mengirimkan sertifikat otomatis setelah peserta mengisi

Google form yang sudah kita buat harus kita atur agar bisa mengirimkan sertifikat otomatis setelah peserta mengisi. Untuk mengatur ini kita bisa mengklik menu script editor seperti pada gambar di bawah ini.

Selanjutnya akan ada menu script editor. Pada bagian ini, silahkan bisa mengisikan script berikut ini.

function onFormSubmit(e) {
//1. Menyiapkan form
//2. menyiapkan desain sertifikat
  
var slideTemplateId = ""; //silahkan isi dengan id template google slide yang sudah dibuat  
var tempFolderId = ""; //Silahkan isi dengan folder untuk tempat menaruh sertifikat sementara
var template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

var items = e.response.getItemResponses();
var nama=items[1].getResponse();
var empEmail=items[0].getResponse();

var tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
var empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(nama).getId();  
var slide = SlidesApp.openById(empSlideId);
var empSlide = slide.getSlides()[0];
empSlide.replaceAllText("name", nama);
slide.saveAndClose();

 var attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);
    var senderName = "International Conference";
    var subject = "Sertificate";
    var body = "Dear Participants,\n\n Thank you for joining event. You can download Certificate of Attendance in the attached file.\n\n We look forward to seeing you in the nextevent. \n\n Regards, \n Committee";
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

}

untuk Google Slide ID, jika kita menggunakan https://docs.google.com/presentation/d/1H16eUym20nGGvvmcUOuN4FfrUxHlSeIo2sJeEMla1zs/edit#slide=id.gf5a3e82acd_0_12 maka, Google Slide ID adalah 1H16eUym20nGGvvmcUOuN4FfrUxHlSeIo2sJeEMla1zs

Adapun Google Drive ID, jika kita menggunakan link google drive https://drive.google.com/drive/folders/1QBbbO9hUPPaJBZO8IJpHRTQssXxwIY72 maka kita bisa diisikan dengan 1QBbbO9hUPPaJBZO8IJpHRTQssXxwIY72 saja.

Selanjutnya, kode bisa disimpan dan bisa dicoba dijalankan dengan klik menu run. Bagian function dipastikan sesuai nama functionnya (on FormSubmit).

Selanjutnya pada trigger di script editor, kita bisa menambahkan trigger. Trigger ini digunakan untuk otomatisasi pengisian form dengan pengiriman sertifikat. Adapun pengesetan bisa dicek pada gambar berikut ini dan klik save dan setujui agar script ini bisa dijalankan.

Setelah langkah ini, silahkan isikan google form yang sudah dibuat. Pastikan email sudah benar dan setelah dicek, bisa dicek sertifikat masuk ke email.

Demikian tutorial pembuatan dan pengiriman sertifikat sertifikat secara otomatis dengan menggunakan google form. Semoga bermanfaat.